Et stenkast fra Amsterdam ligger to små kommuner, der har sat sig selv på landkortet: Wormerland og Oostzaan. Med henholdsvis 16.000 og 9.000 indbyggere ligger de i et område, som i forvejen er kendt for de mange velbevarede møller og gamle træhuse. Men nu har de to kommuner fået fornyet medieomtale, fordi de har ændret deres arbejdsmetoder drastisk.

– Igennem årene har staten givet os et stigende antal opgaver. Men som lille kommune er man sårbar. Når fx en juridisk medarbejder blev syg, var der ingen andre kollegaer, der kunne varetage opgaverne. Vi ville gerne yde service på et højt niveau, men ikke fusionere med en anden kommune, så derfor valgte vi at samarbejde på embedsniveau, fortæller Ronald Smit, personaledirektør i OVER-gemeente (’Over-kommune’, red.), som projektet hedder.

Siden januar 2010 har de to kommuner fusioneret i alt 150 medarbejdere. Og samtidig med organisationsændringen tog de to kommuner nye arbejdsmetoder i brug med afsæt i de digitale muligheder, som i Holland kaldes ”Det nye arbejde.”

– Hvorfor arbejde på kontoret, når vi kan arbejde overalt? De tekniske muligheder findes, og dem ville vi benytte, siger Ramses de Vries, OVER-gemeentes kommunikationschef.

Kunne selv købe it-udstyr
Et af de første tiltag var at udstyre kommunernes medarbejdere med et personligt éngangs it-budget på 450 euro (3.350 kroner). De kunne selv gå ud og købe enten en Notebook eller en iPad. Kostede den mere, skulle de betale resten selv. De kunne også vælge at arbejde med deres private bærbare computer, hvis de hellere ville det, den såkaldte BOYD-tankegang: Bring your own device.

– Tømrere har altid gjort det. Arbejdsgiveren har givet dem et beløb, så de selv kan købe en hammer og en sav. Når man selv må vælge sit værktøj, vælger man altid det, man arbejder bedst med. Målet var at fremme kvaliteten og kvantiteten af arbejdet. En anden fordel ved BYOD er, at de fleste mennesker er mere forsigtige med deres privat computere, siger Ronald Smit og tilføjer, at fordi medarbejderne kan logger på kommunernes digitale system fra deres tablet eller computer, kan de selv bestemme, hvor og hvornår de arbejder.

Alt er online
For at undgå uoverskuelige mailkorrespondancer og tonsvis af vedhæftede bilag kollegerne imellem har kommunerne gjort alle dokumenter, strategiske planer, politiske retningslinjer m.m. tilgængelige på nettet. Kollegerne kan arbejde i det samme dokument på Google Docs og holde møder med Skype – to gratis værktøjer. Herudover tilskynder kommunerne deres medarbejdere til at bruge de sociale medier, som bl.a. Google Forms, hvor de selv kan lave meningsmålinger blandt borgerne og Yammer, der fungerer ligesom Twitter, men er målrettet virksomheder. IT-afdelingen står for sikkerheden i kommunernes digitale system, mens medarbejderne selv har ansvaret for det med deres egne værktøjer.

Derudover fik medarbejderne større frihed til selv at vælge, hvordan og hvornår de løser deres opgaver – en måde at arbejde på, der er meget udbredt i private virksomheder, men ikke helt så almindelig i offentlige instanser.

– Arbejdet er blevet mere resultatorienteret. Det var en radikal ændring for alle medarbejderne og en kæmpe udfordring for lederne, fordi denne måde at indrette sig på, kræver en anderledes form for ledelse, pointerer Ronald Smit.

Lederne holder en række samtaler med alle deres medarbejdere, hvor de aftaler opgaverne, de skal lave i det kommende år. Aftalerne er så konkrete som muligt, og undervejs vurderer lederne sammen med den enkelte medarbejder, hvordan det går, og om deadlines holder.

Fra kontrol til support
– Vi skal som ledere altså lære at have mere tillid til vores medarbejdere. Med den ene medarbejder skal man måske drøfte opgaverne hver måned og med den anden kun hver tredje måned. Det kræver også stor empati. Konflikter med kolleger eller problemer derhjemme kan have en stor indflydelse på præstationerne. Lederne har kort sagt fået en mere coachende rolle, der er med til at skabe plads til trivsel. Vi er gået fra kontrol til support, fortæller Ronald Smit og understreger, at det ikke er blevet nemmere at være leder.

– Vi har oplevet, at mange medarbejdere slet ikke var glade for den større frihed og heller ikke vil udnytte den. De kunne først se fordelene, efter vi som ledere havde vist, hvordan man kan gøre, fortæller Ramses de Vries.

En anden udfordring for begge ledere er, at de skal gøre noget ekstra for at beholde den sociale sammenhæng på afdelingerne.

– Mange medarbejdere har svært ved at vænne sig til at sidde alene på kontoret, hvor der er plads til tre. Derfor afprøver vi forskellige modeller. Fx har vi aftalt, at alle medarbejderne kommer ind på kontoret om tirsdagen, siger Ronald Smit.

– Derudover vil vi prøve at blive bedre til at fejre succesoplevelser sammen, supplerer Ramses de Vries.

Gider ikke 9-17
Udgangspunkt for personalesammenlægningen var ikke at opnå økonomiske besparelser. Men det har alligevel medført færre udgifter til både personale og it. Hvor meget kan de to hollændere ikke svare på.

– Men én ting er vi sikre på: Hvis vi ikke i 2010 havde ændret vores måde at arbejde på, ville det på sigt blive ubetaleligt, siger Ronald Smit.

– Der er unge generationer på vej til arbejdsmarkedet, der ikke gider at arbejde på kontoret fra ni til fem med Officepakken, pointerer Ramses de Vries.

I fremtiden må Wormerland og Oostzaan måske også vælge en anden måde at honorere deres medarbejdere på, fortæller kommunikationschefen.

– Det er en logisk udvikling at vurdere medarbejderne efter deres resultater. Men det er noget, vi skal kigge på i fremtiden. Allerede nu har mange kommuner i Holland den politik, at en medarbejder, der overtager opgaver fra en syg kollega i mindst to måneder, får en bonus. Vi har kun været i gang med projektet i knap to år, så der er stadig mange tiltag, vi skal udvikle, er meldingen fra Wormerland og Oostzaan-duoen. 

Fakta:

Del en stol

Flere offentlige instanser i Holland er med i en aftale, der hedder ”Delestol.” Provinser, kommuner og organer med ansvaret for vandveje – et vigtigt og meget hollandsk organ på grund af landets mange kanaler – stiller deres tomme kontorpladser til rådighed for ansatte fra andre dele i landet.

Som offentlig ansat kan man online reservere en stol i en bygning, hvor man normalt ikke ’hører til’. Aftalen gælder en ’stol’ (arbejdsplads), adgang til trådløst internet og kaffe. Det kan lade sig gøre, fordi mange medarbejdere jævnligt arbejder hjemme.

Det er især brugt, når en offentlig ansat skal mødes med en ekstern partner. Da man ikke kan aftale et møde i privat regi, er det nemmere at aftale et møde i det nærmeste offentlige kontor. Dermed sparer de offentlige instanser tid og penge, fordi den ansatte ikke behøver at køre ind til kontoret for at holde møde, men derimod kan cykle til det nærmeste offentlige kontor, der er med i aftalen. Det er en vigtig gevinst, fordi Holland har store problemer med bilkøer og trafikpropper. Landet er arealmæssigt lidt mindre end Danmark, men tæller 16 millioner indbyggere.

Fakta:

 ”I Danmark skal vi også tænke disse tanker”
Teis Melcher er projektleder i Haderslev Kommune. I efteråret 2011 deltog han som medlem af Chefgruppens bestyrelse i en studietur til de to hollandske kommuner Wormerland og Oostzaan for at se på den hollandske model for nye arbejdsmetoder.

– Jeg kan i høj grad forstille mig et lignende forsøg i Danmark. Vi behøver ikke nødvendigvis at slå kommunernes administration sammen, men vi kunne kigge på mulighederne for at samarbejde organisatorisk.

Som eksempel nævner Teis Melcher Udbetaling Danmark, som i efteråret 2012 overtager en række udbetalingsopgaver fra kommunerne, mens ATP skal varetage opbygningen og den administrative ledelse af fem regionale centre, der åbner senere på året.

– At lave fem nye regionale centre er meget dyrt, og havde man gjort ligesom hollænderne, kunne man arbejde lokalt med et virtuelt kontor og bruge den moderne teknologi til at løse opgaver. Nu skal et antal medarbejdere flytte eller køre mange kilometer. Jeg synes, at vi også skal tænke disse tanker i Danmark og turde prøve dem af, siger han og tilføjer:

– En barriere, jeg kan se, er sikkerheden i teknologien, som der skal være hundrede procent styr på. Medarbejderne skal kunne kommunikere på en sikker måde, uanset hvor de er.

Men Teis Melcher mener samtidig, det er vigtigt at føre filosofien helt ud i livet.

– Når medarbejderne selv vælger hvordan og hvornår, de løser en opgave, stiller det nye krav til måder at arbejde og honorere på. Her kan jeg se forskellige barrierer, fx den traditionelle tænkning i de offentlige organisationer og faglige organisationer. Men at HK viser interesse for den hollandske ide, synes jeg er meget positivt.

Offentlig Ledelse, 10 marts 2012. Copyright Petra Sjouwerman